ADMINISTRASI KEUANGAN SEKOLAH

ADMINISTRASI KEUANGAN SEKOLAH


MAKSUD.

Sebagai upaya dalam menciptakan kelancaran dan percepatan pelaksanaan administrasi keuangan Sekolah secara tepat waktu dan tepat sasaran.

TUJUAN

1. Menciptakan pelayanan administrasi keuangan yang tepat waktu
2. Mempermudah pelakasanaan administrasi keuangan bagi para bendaharawan
3. Mempercepat pertanggungjawaban Keuangan (SPJ) dari masing-masing Bendaharawan.
4. Memberikan kemudahan bagi badan / Lemabaga / Dinas satuan kerja dalam mengelola anggaran yang diberikan.
5. Mempercepat proses penyusunan perhitungan APBD.

TATA USAHA BENDAHARAWAN

TATA USAHA : Segenap rangkaian aktivitas yang menghimpun, memcatat, mengolah, menggunakan , mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang perlu dalam setiap organisasi.

BENDAHARAWAN

Adalah mereka yang ditugaskan untuk menerima, menyimpan, membayar, mengeluarkan/menyerahkan Uang daerah, surat-surat berharga dan barang milik Daerah dan bertanggung jawab kepada Kepala Daerah.

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB BENDAHARAWAN.

1. Menerima, menyimpan dan memelihara serta menyerahkan Uang/barang milik Daerah.
2. Menyelenggarakan tata usaha, baik uang maupun barang milik Daerah secara tertib dan teratur.
3. Mengerjakan buku kas / buku barang dan buku-buku lainnya sesuai dengan ketentuan.
4. Menyusun dokumen / bukti-bukti secara tertib dan teratur
5. Membuat laporan baik secara priodik maupun triwulan.
6. Membuat perhitungan / pertanggung jawaban kepada Kepala Daerah
7. Bendahara bertanggung jawab kepada kepala Daerah mengenai barang / uang yang diurusnya dari kerugian, hilang, rusak akibat kelalaian.


BAB. I PENDAHULUAN.

Sebagai suatu lembaga pendidikan perlu ditingkatkan dan disesuaikan denagan kebutuhan dan perkembangan pembangunan disegala bidang baik segi sarana dan prasarana Pendidikan, fasilitas kerja maupun kesejahtraan yang layak bagi seluruh tenaga Pendidik. Untuk memenuhi sasaran tersebut sangat diperlukan biaya yang cukup dan administrasi yang teretib.

Untuk memenuhi kebutuhan biaya pelaksanaan Pendidikan di Sekolah Pemerintah, Orang Tua dan Masyarakat telah berusaha mencukupi. Namun sejalan dengan hal tersebut perlu adanya perbaikan dan peningkatan Administrasi ketatausahaan keuangan dan mekanisme pengelolaan. Hal ini sejalan dengan PP. No. 27 tahun 1990 Bab IX pasal 15.

Administrasi keuangan dimaksudkan untuk tindakan pengurusan ketatausahaan keuangan yang meliputi pencatatan data, perencanaan, pelaksdanaan, pertanggung jawaban dan pelaporan.

Hal diatas bertujuan untuk menciptakan tertib administrasi Keuangan sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku, sebagai tindak lanjut administrasi keuangan yang tertib dan dapat berfungsi sebagai berikut :

1. Semua data hasil pencatatan keuangan dapat dianalisis/dievaluasi dengan baik.
2. Semua transaksi keuangan yang dilaksanakan disekolah dap[at diketahui dengan jelas.
3. Pengendalian terhadap penggunaan keuangan dalam kegiatan Sekolah dapat dipertanggung jawabkan dan dilakukan dengan baik.
4. Tersedianya bahan penyusunan perencanaan kegiatan Sekolah dan pembiayaan yang diperlukan, Rencana Anggaran pendapatan dan biaya Sekolah ( RAPBS ).
5. Tersedianya bahan penyusunan Laporan.

Biaya Operasional untuk pelaksanaan kegiatan Sekolah bersumber dari Pemerintah dan Masyarakat. Untuk itu dari masing-masing sumber dana perlu Bendaharawan yang harus mempertanggung jawabkan dana tersebut. Tugas dan Fungsi Bendaharawan dipegang pegawai Sekolah yang ditunjuk kepala Sekolah dengan surat Keputusan Dinas Pendidikan Nasional/ Pengurus Yayasan

Dalam pengelolaan administrasi keuangan terdapat asas pemisahan tugas antara fungsi otorisator, ordonator dan bendaharawan.

Otorisator adalah pejabat yang diberi wewenang untuk mengambil tindakan yang mengakibatkan penerimaan/pengeluaran anggaran.
Ordonator adalah adalah pejabat yang berwenang melakukan pengujian dan memerintahkan pembayaran atas segala tindakan yang dilakukan berdasarkan Otorisasi yang telah ditetapkan. Ordonator dibidang pengeluaran adalah pejabat yang diberi wewenang oleh Otorisator untuk memeriksa/menguji tagihan kepada Negara, kemudian memerintahkan pembayaran dan membebankan tegihan tersebut pada mata anggaran.

Bendaharawan adalah pejabat yang berwenang melakukan penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran uang atau surat-surat berharga serta barang didalam gudang atau tempat penyimpanan yang lain yang pengurusannya diwajibkan membuat perhitungan sebagai pertanggung jawaban.

Sebagaimana diketahui Kepala Sekolah sebagai pimpinan kerja berfungsi sebagai Otorisator, disamping itu dilimpahi fungsi Ordonator untuk memerintahkan pembayaran. Sedang bendaharawan dilimpahi fungsi Ordonator untuk menguji hak atas pembayaran.

Kepala Sekolah selaku pimpinan satuan kerja wajib melakukan pengawasan kedalam. Oleh karena itu Kepala sekolah tidak dibenarkan melaksanakan fungsi bendaharawan. Untuk itu ditunjuk salah seorang pegawai atau Guru pada Sekolah agar melaksanakan tugas dan fungsi Bendaharawan.

Bagi Sekolah Negeri penunjukan bendaharawan adalah wewenang Kepala Dinas Pendidikan Nasional sedangkan untuk sekolah Swasta oleh Ketua Yayasan / kepala sekolah yang bersangkutan.


BAB. II. RUANG LINGKUP ADMINISTRASI KEUANGAN SEKOLAH.

PERENCANAAN ANGGARAN TAHUNAN.

Setiap tahun Kepala sekolah bersama-sama dengan Guru menyusun rencana kegiatan tahunan yang berupa rencana anggaran Pendapatan dan belanja sekolah ( RAPBS ).

RAPBS ini membuat program kegiatan sekolah selama satu tahun ajaran berikut sumber biaya dan jumlah biaya yang diperlukan untuk membiayai pelaksanaan Program dalam mencapai sasaran yang ditetapkan. Penyusunan RAPBS dilaksanakan pada bulan April setiap tahun ajaran. Untuk Sekolah Negeri mulai April sampai Maret sedangkan untuk sekolah Swasta mulai Juni sampai Juli tahun berikutnya. Adapun sumber –sumber pembiayaan antara lain :

1. Biaya Rutin Sekolah Negeri melalui Daftar Isian Kegiatan (DIK)
2. Subsidi Pembiayaan Penyelenggaraan untuk Sekolah Swasta.( Jika ada )
3. Bantuan Biaya Dana Operasional Pendidikan (DOP)
4. Bantuan Biaya Operasional Sekolah ( BOS )
5. Sumber Dana Lainnya.

Perencanaan itu ditekankan pada program-program untuk mencapai sasaran/Komponen yang telah ditetapkan dalam subsidi/bantuan Sekolah, pemeliharaan, , alat-alat kegiatan Pendidikan, pengadaan Buku laporan perkembangan anak didik, kesejahtraan Pegawai, supervisi, pembina pengelolaan, pelaporan dan pendataan, serta perencanaan Gaji dan Honorarium Guru/Pegawai.

Anggaran yang diperlukan untuk membiayai kegiatan tahunan tersebut berasal dari Pemerintah dan Masyarakat. Bagian terbesar dari biaya itu berasal dari Pemerintah bagi sekolah Negeri. Agar sasaran dan Program yang telah direncanakan/ditetapkan dapat didukung oleh biaya, maka pada 30 September tahun yang sedang berjalan data yang diperlukan untuk penyusunan rencana anggaran tahunan sudah diterima Dinas P dan K. Setiap awal tahun anggaran Kepala sekolah bersama-sama Guru wajib menyusun rencana penerimaan dan penggunaan subsidi/bantuan untuk satu tahun anggaran.



KETATAUSAHAAN KEUANGAN.

Ketatausahaan keuangan sekolahdiselenggarakan dengan berpedoman pada keputusan Presiden No. 24 tahun 1995 tentang pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan Keputusan Menteri Pendidikan Nasional serta Menteri Keuangan.

Setiap transaksi keuangan yang berakibat Penerimaan maupun Pengeluaran/pembayaran Uang wajib dicatat oleh bendaharawan dalam buku yang sudah ditentukan.

Penerimaan dan Pengeluaran Keuangan Sekolah harus dipertanggung jawabkan menurut sumbernya. Penerimaan yang bersumber dari Pemerintah dipertanggungjawabkan kepada Pemerintah sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku. Sedangkan penerimaan yang bersumber dari bantuan Masyarakat dipertanggungjawabkan kepada BP.3 dan dilaporkan kepada Pemerintah.






PERTANGGUNG JAWABAN.

Khusus penerimaan dan Pengeluaran keuangan yang bersumber dari Pemerintah dipertanggungjawabkan menurut tatacara yang sudah ditentukan, yaitu Bendaharawan menyusun Surat pertanggung jawaban (SPJ) dengan cara mengutip buku kas serta dilampiri bukti-bukti pembayaran yang sah, dan harus disetujui oleh atasan langsung. Agar bukti pembayaran yang merupakan lampiran SPJ dapat diterima (sah), harus dipenuhi syarat-syarat dibawah ini :

1. Atas nama jabatan dan tidak diperkenankan atasnama pribadi.
2. Jumlah uang yang tertulis dengan angka dan huruf harus terang dan Jelas demikian pula keterangan dasar pembayaran.
3. Jumlah uang yang ditulis dengan angka sama dengan yang ditulis dengan hurup.
4. Ditandatangani oleh yang berhak dan dibawah tanda tangan harus ditulis nama lengkap dengan jelas.
5. Tidak terdapat coretan, penghapusan dan perubahan tulisan dalam kwitansi.
6. Membuat nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dari yang menerima pembayaran.
7. Telah ada tanda tangan “ SETUJU DIBAYAR’ oleh atasan langsung Bendaharawan
8. Untuk pembelian barang yang mempunyai tanda Identifikasi misalnya ( Merk, nomor mesin, type dsb.) dimuat dalam kwitansi berkenaan dan harus dilampirkan Faktur /berita acara bersangkutan.
9. Pembayaran untuk pembelian Barang ada keterangan bahwa barang diterima dengan baik/lengkap yang dibuat penanggung jawab/Panitia penerima barang/kepala Gudang. Untuk barang inventaris ada keterangan bahwa barang tersebut telah dicatat pada buku/daftar inventaris.
10. Beban mata anggaran yang sesuai.

Pertangung jawaban Dana Bantuan Pembantu Penyelenggara Pendidikan (BP3) sesuai dengan kesepakatan antara sekolah dan Masyarakat dengan Pengurus BP3.


LAPORAN DAN PENGAWASAN.

Laporan semua kegiatan yang dilakukan dalam rangka pelaksanaan tugas pengelolaan keuangan disekolah harus dilaporkan dengan menggunakan tatacara yang ditetapkan.

Format laporan keuangan sekolah merupakan daftar semua jenis penerimaan dan pengeluaran uang, atau yang disamakan dengan uang disampaikan kepada atasan ybs.

Berdasarkan UU perbendaharaan Indonesia sebagaimana telah diubah dan ditambah terahir dengan UU No. 9 tahun 1968, pasal 77 Jo. PP.No.5 tahun 1975 pasal 12 dan 40 bendaharawan wajib mempertanggung jawabkan kenenaran semua penerimaan dan Pengeluaran.
Kepala Sekolah sebagai atasan langsung ikut bertanggung jawab terhadap semua penerimaan dan Pengeluaran yang dilakukan oleh bendaharawan. Agar pertanggungjawaban dapat dilakukan dengan tertib dan abik, maka bendaharawan harus mencatat semua penerimaan dan Pengeluaran dengan rapi dan teratur.
Kegiatan pencatatan pada buku Kas Umum dan buku Kas Pembantu dilaksanakan dengan berpedoman pada :

1. Tahun anggaran yang berlaku dari tanggal 1 Januari sampai tanggal 31 Desember
2. Triwulan yaitu jangka waktu 3 (tiga) bulan anggaran dengan terperinci
Triwulan I meliputi bulan Januari, Pebruari dan Maret.
Triwulan II meliputi bulan April, Mei dan juni
Triwulan III meliputi bulan Juli, agustus dan September
Triwulan IV. Meliputi bulan Oktober, Nopember dan Desember.

Pencatatan Keuangan pada buku Kias Umum dan buku Kas Pembantu dilakukan sepanjang ada transaksi penerimaan dan Pengeluaran Uang, yang terlebih dahulu dibukukan pada buku Kas Umum kemudian dibukukan pada buku Kas Pembantu. Buku Kas Umum dan buku Kas Pembantu ditutup pada akhir bulan, atau sewaktu-waktu bila dianggap perlu, misalnya pada waktu ada pemeriksaan oleh yang berwenang atau pada waktu timbang terima pejabat lama kepada pejabat baru, baik kepala Sekolah maupun Bendaharawan.

Pertanggungjawaban dari semua sumber dana yang dikelola oleh Sekolah untuk membiayai kegiatan yang dilakukan dalam rangka Operasional dan Perawatan Sekolah dilaksanakan dengan menggunakan tata cara sebagaimana diatur dalam petunjuk pelaksanaan masing-masing sumber Dana.

Pengawasan sebagaimana dijelaskan diatas, dapat mempermudah tugas pengawasan baik dalam mencegah terjadinya penyimpangan kebijaksanaan keuangan maupun pemindahan terhadap penyimpangan/penyelewengan. Pengawasan dapat dilakukan oleh Kepala sekolah dan oleh badan lainnya yang ditentukan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku, dalam rangka pengawasan internal kepala sekolah paling sedikit sekali dalam tiga bulan wajib melakukan pemeriksaan dan dibuat berita acara pemeriksaan.


Rincian kegiatan Penggunaan Dana pada RAPBS

I. Anggaran Rutin Sekolah
A. Kegiatan Belajar Mengajar , meliputi :
a) Pembelian alat pembelajaran ( kapur, spidol,pengapus papan tulis,dll )
b) Pembelian bahan pembelajaran ( kertas, karton, tranparan )
c) Pembelian bahan ketrampilan siswa
d) Pembelian bahan praktikum siswa
e) Pembelian bahan evaluasi siswa ( ulangan, semesteran , ujian akhir)
f) Pengadaan administrasi pembelajaran guru
g) Pembelian media pembelajaran
h) Pembelian buku pegangan guru

B. Pemeliharaan ( ruang belajar , gedung sekolah, sarana dan media pembelajaran) , meliputi :
a. Pengecatan ruang belajar
b. Rahab ringan ruang belajar dan kantor
c. Pemeliharaan lingkungan sekolah
d. Pemeliharaan ruang sarana umum sekolah (WC, aula, UKS, Pramuka,dll )
e. Pembelian alat dan bahan kebersihan
f. Pemeliharaan alat ketrampilan dan praktikum
g. Pemeliharaan alat olah raga dan kesenian
h. Pemeliharaan media pembelajaran
i. Pemeliharaan instalasi Listrik, telpon, dan air
j. Pemeliharaan meja kursi siswa dan guru
k. Pemeliharaan buku-buku perpustakaan

C. Jasa , meliputi :
a. Pembayaran rekening listrik sekolah ( untuk sekolah yang belum ada listrik, bisa digunakan untuk pembelian bahan bakar mesin lampu )
b. Pembayaran rekening telpon sekolah
c. Pembayaran rekening PAM atau pembelian air bersih sekolah
Catatan : tidak termasuk rekening listrik,telpon, air bersih rumah dinas guru

D. Tata Usaha , meliputi :
a. Pembelian ATK Tata usaha
b. Biaya administrasi kantor ( prangko, materai, telegram )
c. Cetak surat dan amplop dinas
d. Cetak blangko administrasi siswa ( absensi, raport, buku induk, dll )
e. Cetak blangko administrasi kepegawaian guru dan stap
f. Cetak blangko administrasi sekolah lainnya
g. Langganan surat kabar untuk sekolah
h. Pemeliharaan sarana prasarana tata usaha


E. Sarana Prasarana , meliputi :
a. Pembelian buku perpustakaan
b. Pembelian prasarana kelengkapan kantor dan tata usaha
c. Pembelian alat kesenian dan olah raga siswa
d. Pembelian alat ketrampilan dan praktikum siswa
e. Pembelian sarana prasarana penunjang kegiatan ekstrakurikuler siswa
f. Pembelian prasarana penunjang kelengkapan ruang belajar
g.



F. Transportasi guru kunjung , meliputi :
a. Transportasi guru kunjung SLTP terbuka
b. Transportasi guru kunjung SD Filial

G. Honor guru kunjung , meliputi :
a. Honor guru kunjung SLTP terbuka
b. Honor guru kunjung SD Filial


II. Dana subsidi sekolah Negeri :
A. Operasional Sekolah
1) Operasional Kepala Sekolah
2) Operasional Wakil Kepala Sekolah
3) Operasional Pembantu Bendaharawan Sekolah
4) Operasional Koordinator Kurikulum dan Humas
5) Operasional Koordinator Kesiswaan dan Sarana Prasarana
6) Operasional Koordinator BP
7) Operasional Wali kelas
8) Operasional Pembina OSIS / UKS
9) Operasional Pembina Pramuka
10) Operasional Pembina Olah raga
11) Tunjangan Tenaga Tidak tetap
a) Guru
b) Pustakawan
c) Tata Usaha
d) Pesuruh / tukang kebun
e) Penjaga malam
12) Biaya snak + minum pegawai
13) Operasional Kegiatan / Kepanitiaan Hari besar Agama / Nasional :
a) Ketua
b) Sekretaris
c) Anggota ( maksimal 5 orang )
14) Honor Jam mengajar
15) Rapat dinas
16) Operasional Lab.Bahasa
17) Operasional Lab.Komputer
18) Operasional Lab.Bahasa

B. Ekstrakurikuler
1) Biaya pelaksanaan kegiatan ekstrakurikuler
a) Olah raga
b) Kesenian
c) Pramuka
d) Akademik
2) Biaya kegiatan OSIS
3) Biaya mengikuti lomba akademik dan prestasi
4) Biaya pelaksanaan peringatan hari besar Nasional / Agama

C. Pengembangan Mutu
1) Remedial
2) Pengayaan
3) Tryout
4) Bimbingan belajar persiapan UAS
5) Pengembangan inovasi pengajaran